0

רישום מאגר מידע, כיצד? ומדוע?

רשימה זו בקצרה עוסקת בחובת רישום מאגרי מידע, על מי מוטלת החובה ואופן רישום מאגר המידע, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ”א-1981.

כל חברה מסחרית, ברת קיום, מחזיקה ברשותה מאגרי מידע, כדוגמת מאגר לקוחות. על אף שכמעט כל חברה נוהגת להגן על נכסים אלה באמצעות מנגנוני הגנה טכנולוגיים ואחרים, הרי שחברות רבות אינן מודעות לחובה בחוק הגנת הפרטיות, התשמ”א-1981 (להלן: “החוק“), ברישום מאגרי המידע שברשותה והאוסר על ניהול מאגר מידע ללא רישום.

יש לזכור שכל חברה וחברה אוגרת מידע במהלך ימי עסקיה שעלול להיחשב כמאגר מידע. העובדה שחברה מסוימת איננה מנהלת מאגר לקוחות איננה מצביעה שהחברה לא אוגרת מידע אחר העלול להיחשב כמאגר מידע המחויב רישום. רוצים לדעת אם מאגרי המידע שברשותכם מצריכים רישום? סורו למשרדנו ונשמח לסייע לכם.

מהו מאגר מידע?

סעיף 7 לחוק, קובע כי מאגר מידע הינו: “”מאגר מידע” – אוסף נתוני מידע, המוחזק באמצעי מגנטי או אופטי והמיועד לעיבוד ממוחשב, למעט – (1) אוסף לשימוש אישי שאינו למטרות עסק; או (2) אוסף הכולל רק שם, מען ודרכי התקשרות, שכשלעצמו אינו יוצר איפיון שיש בו פגיעה בפרטיות לגבי בני האדם ששמותיהם כלולים בו, ובלבד שלבעל האוסף או לתאגיד בשליטתו אין אוסף נוסף; “

הבנת מהו מאגר מידע אינה שלמה בלי להבין מהו מידע. סעיף 7 לחוק מגדיר מהו מידע, כדלהלן: “מידע” – נתונים על אישיותו של אדם, מעמדו האישי, צנעת אישותו, מצב בריאותו, מצבו הכלכלי, הכשרתו המקצועית, דעותיו ואמונתו”;

משמע כל מאגר ששומר מידע על מצבו המשפחתי, משלח ידו (מקצועו) או מצבו הדתי, הוא מאגר שהמידע שברשותו נכנס תחת הגדרת החוק.

מהו מאגר מידע שחייב ברישום?

אחרי שהבנו מהו מידע, ומהו מאגר מידע, אנחנו צריכים להבין מהו מאגר מידע שמחויב ברישום. סעיף 8(ג) לחוק קובע, כדלהלן: “(ג) בעל מאגר מידע חייב ברישום בפנקס ועל בעל המאגר לרשמו אם נתקיים בו אחד מאלה: (1) מספר האנשים שמידע עליהם נמצא במאגר עולה על 10,000; (2) יש במאגר מידע רגיש; (3) המאגר כולל מידע על אנשים והמידע לא נמסר על ידיהם, מטעמם או בהסכמתם למאגר זה; (4) המאגר הוא של גוף ציבורי כהגדרתו בסעיף 23; (5) המאגר משמש לשירותי דיוור ישיר כאמור בסעיף 17ג.”

על כן, לצורך ההדגמה רשימת שמות הכוללת שם, כתובת ומספר טלפון או כתובת דוא”ל ללא כל אפיון, ובלבד ואין המאגר כולל מעל 10,000 רשומות, אינה כשלעצמה מאגר מידע. במידה ותתווסף לרשימה נתוני אפיון כאלה ואחרים, בהחלט יתכן והרשימה תחויב ברישום אצל רשם מאגרי המידע.

הסנקציות למי שאינו רושם מאגר מידע

אי רישום מאגר מידע שחובה לרושמו, ניהולו, החזקתו או שימוש במאגר שכזה מהווה עבירה פלילית שעונשה המקסימאלי שנת מאסר (סעיף 31א(א) לחוק). בנוסף, מסתמנת מגמה של החרפת הענישה האזרחית והגברת האכיפה על ידי הרשות למשפט, טכנולוגיה ומידע. בכנסת עומדת לדיון הצעת חוק הגנת הפרטיות (סמכויות אכיפה), התשע”ב-2011 המקנה סמכויות אכיפה והטלת עיצומים כספיים עד סכום של 800 אלף ₪ בגין אי רישומו של מאגר מידע, כפי שנדרש ע”פ חוק. בנוסף, הצעת החוק מאפשרת את הטלת העיצומים במקביל להליך הפלילי ואף קובעת תקופות מאסר של עד שלוש שנים בגין הפרעה לביצוע תפקיד של המפקח/הממונה/החוקר.

אף מבקר המדינה בדו”ח האחרון מיום 13.5.14 מתריע כי בישראל רשומים רק כ – 19 אלף מאגרי מידע מתוך מספר מיליונים שמתנהלים, ודורש מהכנסת לתקן את החוק באופן שיאפשר את אכיפתו, מה שעשוי להאיץ את הליך חקיקת הצעת החוק ולהכניס מאות חברות ומיזמים תחת סכנה של עיצומים כספיים והליכים פלילים (לקריאת הדו”ח לחצו [כאן}(http://www.mevaker.gov.il/he/Reports/Report_248/f8a8da96-5a98-4694-946e-a778598656d8/231-ver-4.pdf)).

בנוסף, קיים משב רוח מאירופה אשר סוחף עימו את שאר העולם לגבי הקשחת ההגנה על הפרטיות. הדירקטיבה האירופאית עומדת מפני רפורמות מרחיקות לכת, אשר אותותיהם ניכרות, למשל, בדרישה מגוגל למחוק תוצאות חיפוש פוגעניות. הקשחה זו עשויה אף היא לזרז את אישור התקנות ואף להוביל לשינויי חקיקה אחרים.

כיצד מבוצע הליך רישום מאגר המידע?

הליך רישום מאגר מידע כולל מילוי טפסי רישום, המצויים באתר הרשות למשפט, טכנולוגיה ומידע, בהם יש לפרט בין השאר את מטרת מאגר המידע. ודוק, סעיף 8(ב) לחוק קובע כי “לא ישתמש אדם במידע שבמאגר מידע החייב ברישום לפי סעיף זה, אלא למטרה שלשמה הוקם המאגר” כלומר, אין להשתמש במאגר המידע למטרה שלא הוגדרה בטפסי רישום. כך למשל, אם נאספו פרטים של לקוחות לצרכי דיוור ישיר, לא ניתן יהיה לעשות בפרטים אלה שימוש למטרות מסחריות אחרות.

בדומה לרישום חברה, קיימת אגרת רישום אשר עומדת על 266 ₪ (נכון למועד כתיבת רשומה זו), ואגרה תקופתית בהתאם לסוג מאגר המידע אותו החברה מנהלת, סכום האגרה השנתית עומד החל מ 391.5 ₪ עד 1,465.5 ₪. תאריך הגשת הבקשה לרישום מאגר מידע הוא התאריך הקובע לעניין רישומו, הגם שתהליך זה עשוי לערוך מספר חודשים.

סיכום

ברשימה זו עסקנו בחובת הרישום של מאגרי מידע ובחשיפה המשפטית של מי שאינו רושם מאגרי מידע כאמור. אנחנו ממליצים לכלל לקוחותינו לבדוק האם יש צורך ברישום מאגר המידע שברשותם ומידת הצורך לבצע רישום כאמור.

עוה”ד זיו פרי שותף במשרד אפלדורף ושות’ ומתמחה בליווי חברות. מעבר לניהול אסטרטגית הקניין הרוחני של לקוחות המשרד, עו”ד פרי מייעץ, בודק ומלווה הליכי רישום מאגרי מידע של לקוחות המשרד ברשות למשפט, טכנולוגיה ומידע. לפנייה ישירה לעו”ד זיו פרי צרו קשר בטלפון 03-6910042. © כל הזכויות שמורות. אין במתן אפשרות שיתוף או הפצה של תוכן כדי לוותר או ליתן רישיון שימוש במאמר זה ו/או במי מחלקיו. אין לראות באמור או שאינו אמור במאמר זה משום חוות דעת ו/או ייעוץ משפטי מחייב ו/או עצה משפטית.